Słownik wynagrodzeń
praca zdalna (home office)
Praca zdalna została uregulowana w Kodeksie pracy w 2023 r. (art. 67(18)–67(34) KP). Polega na wykonywaniu pracy w całości lub częściowo poza siedzibą pracodawcy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Pracodawca ma obowiązek: zapewnić niezbędny sprzęt lub zwrócić koszty sprzętu własnego pracownika, pokryć koszty energii elektrycznej i internetu (lub wypłacić ryczałt — jego wysokość
Znaczenie w kontekście polskiego prawa pracy
Praca zdalna została formalnie wprowadzona do polskiego Kodeksu pracy w 2023 roku, w artykułach 67(18)–67(34). Regulacje te precyzują prawa i obowiązki zarówno pracodawcy, jak i pracownika w zakresie wykonywania obowiązków poza siedzibą firmy. Kluczowym elementem jest wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej, co umożliwia realizację zadań bez fizycznej obecności w miejscu pracy.
Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi odpowiednich narzędzi pracy, takich jak komputer czy oprogramowanie, lub do pokrycia kosztów sprzętu, jeśli pracownik używa własnego. Ponadto musi zwrócić koszty związane z energią elektryczną oraz dostępem do internetu albo wypłacić ryczałt na ten cel. Wysokość ryczałtu nie jest ustawowo określona i powinna być ustalana w porozumieniu stron lub regulaminie pracy zdalnej.
Pod względem podatkowym, pracownik wykonujący pracę zdalną nie ponosi dodatkowych obciążeń fiskalnych z tytułu korzystania z internetu czy energii elektrycznej. Koszty te są traktowane jako koszty pracodawcy, które nie wpływają na podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT). Warto też zwrócić uwagę na obowiązki związane z bezpieczeństwem i higieną pracy (BHP), które nadal obciążają pracodawcę, nawet gdy praca wykonywana jest z domu.
Przykład liczbowy
Załóżmy, że pracownik zatrudniony na umowę o pracę otrzymuje miesięczne wynagrodzenie brutto w wysokości 5 000 zł. Pracując zdalnie, pracodawca musi zapewnić sprzęt lub zwrócić jego koszt, a także pokryć wydatki na energię i internet. Przyjmijmy, że miesięczny koszt energii elektrycznej i internetu wynosi 150 zł. Pracodawca może wypłacić ryczałt w tej wysokości lub zwrócić faktyczne koszty po ich udokumentowaniu.
Wynagrodzenie brutto 5 000 zł podlega standardowym składkom ZUS i podatkowi dochodowemu. Zwrot kosztów internetu i energii nie jest opodatkowany, więc nie wpływa na kwotę netto pracownika. Przykładowo, netto otrzyma on około 3 630 zł (wg kalkulatora brutto–netto 2024). Dodatkowo pracodawca wypłaci 150 zł ryczałtu, który nie jest wliczany do podstawy opodatkowania.
Powiązane pojęcia
Przykład
Firma IT z Wrocławia wypłaca wszystkim pracownikom zdalnym ryczałt 300 PLN miesięcznie na pokrycie kosztów energii elektrycznej i internetu. Jeśli kwota nie przekracza rzeczywistych kosztów pracownika, świadczenie jest zwolnione z podatku PIT i nie wchodzi do podstawy wymiaru składek ZUS.